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23 nov. 2018

Buscándole mas horas al día?


Sientes que las horas del día no te alcanzan para todo lo que debes hacer?, quieres generar valor en todo lo que haces pero por alguna razón gastas mas tiempo atendiendo cosas urgentes y no te alcanza el día para atender lo realmente importante?.

Créeme, te entiendo perfectamente, estos últimos meses he tenido nuevas asignaciones en el trabajo y mis días han estado tan llenos de cosas que no dejo de sentir que el día se me va resolviendo imprevistos , acumulando una carga tan grande que he terminado usando mis días de descanso para tratar de liberar pendientes pero lo único que he logrado es desmoralizarme creando un desbalance en varios aspectos de mi vida.

Al buscar soluciones llegué a la conclusión de que aparte de necesitar de un descanso también es necesario aprender a ser efectivos con nuestro tiempo y que lo más importante es revisar cómo lo estamos haciendo actualmente para poder mejorar lo que sea que estemos haciendo mal, porque como he dicho en otros artículos: es imposible esperar resultados diferentes haciendo las mismas acciones.

A continuación los puntos a revisar para mejorar la administración de nuestro tiempo, lograr generar valor y dejar de pasar de una crisis a otra:

1. NO BASTA CON ESCRIBIR PENDIENTES, LOS ESTÁS PRIORIZANDO?

Muchos de nosotros usamos listas de pendientes, ya sea de forma diaria, semanal o mensual, pues escribir lo que tenemos que hacer nos quita una carga mental. Pero a veces sucede que a pesar de escribir listas no vemos que estemos completando ninguna tarea, o que las tareas que realizamos no están generando ningún valor, y esto se debe a que no priorizamos.

Una herramienta muy útil es la «matriz de acción prioritaria» donde se coloca nombre a las columnas (urgente y no urgente) y a las filas (importante y no importante) para luego categorizar cada actividad de nuestro día según su nivel de importancia y su efecto en el logro de nuestros objetivos.

Lo ideal es limitar o evitar (delegando) cualquier actividad que esté en la fila de no importante (aunque sea urgente) pues este tipo de actividades necesitan de tiempo y esfuerzo pero no generan ningún valor, son distracciones y relleno.

De igual manera es importante enfocarse en las actividades importantes pero no urgentes antes de que se conviertan en urgentes, como el trabajo proactivo para alcanzar metas, la planeación, el aprendizaje de nuevas cosas, inclusive el tiempo para nosotros mismos. Son actividades que generan mucho valor en nuestra vida, algunas de ellas no necesitan de mucho esfuerzo y al realizarlas veremos buenos resultados en poco tiempo lo que nos motivará a seguir alcanzando objetivos (nuestra visión).

2. ESTÁS USANDO LOS MOMENTOS DEL DÍA A TU FAVOR?

No todos tenemos picos de energía en el mismo momento del día, algunos son mas productivos y energéticos en la mañana, otros lo son en la tarde.

No te pasa que comienzas tu mañana haciendo todas esas tareas urgentes que no requieren de mucho esfuerzo para poder tacharlas de tu lista cuanto antes, y cuando llega la tarde para enfocarte en hacer las tareas importantes no tienes ni la intención ni las ganas para trabajar en ellas así que terminas procrastinando?.

Con seguridad estas usando tus picos de energía para realizar las actividades incorrectas, así que lo mejor que puedes hacer es planear tu día aprovechando tu momento de productividad.

Si tu momento de energía es la mañana haz en ese momento del día todas esas tareas importantes que generan valor y deja para por la tarde aquellas que no requieren de mucho esfuerzo.

3. QUIERES HACERLO TODO TU SOLO?

Ya sea porque no seas capaz de negarte ante cualquier nueva asignación o porque piensas que para ver algo hecho lo debes hacer tu mismo, estas usando mal tu tiempo, estas lleno de compromisos, y de seguir así los resultados no van a ser de tan buena calidad como quisieras.

Antes de comprometerte a cualquier nueva asignación es importante que la analices: tienes el tiempo para hacerla?, tienes las habilidades para hacerla?, alguien mas podría realizarla?, es posible delegar?.

No es fácil delegar cuando eres tu quien debe responder por las actividades realizadas, pero siempre es bueno dar a otros la oportunidad de aprender y de tener nuevos retos.

No te gustaría sentir que tu jefe confía en tus habilidades y por eso te asigna nuevas responsabilidades?, entonces dale la oportunidad a tus subalternos para que sientan lo mismo!.

4. PLANEAS TUS TAREAS Y TUS DESCANSOS CORRECTAMENTE?

Así como dejar listas las cosas que vas a usar al día siguiente te ahorra mucho tiempo en las mañanas lo mismo sucedería si alistaras tu lista de pendientes y planearas tu semana desde la noche anterior: comenzarías tus días haciendo lo que tienes que hacer en vez de gastar tus mañanas pensando en lo que tienes que hacer.

Ahora, tienes tareas periódicas que debes hacer todas las semanas (o todos los días)?, asígnales un día u hora especifica para realizarlas.

De esta manera también estarás controlando el tiempo que dedicas a esas tareas que roban horas como: revisar el correo, leer boletines, navegar en internet, etc.

"A goal without a plan is just a wish"
– Antoine de Saint-Exupéry

5. MANEJAS LAS DISTRACCIONES ADECUADAMENTE?

Todos manejamos distracciones diariamente, ya sea nuestro ambiente de trabajo, las personas que nos rodean o nuestros equipos electrónicos. Por eso es importante saberlas manejar y desarrollar buenos hábitos para que no nos afecten nuestra productividad.

Muchos piensan que es posible hacer muchas cosas al mismo tiempo y lograr buenos resultados, sin embargo varios estudios han demostrado que cuando se hace multitasking ocurre todo lo contrario: nos demoramos mas tiempo en terminar actividades porque cada vez que cambiamos de tema tardamos varios minutos en reenfocarnos, los resultados no son de calidad, etc.

Así que para reducir distracciones y lograr enfocarnos para sacar adelante actividades sin hacer todo al tiempo existe una técnica llamada «Pomodoro». Esta técnica es una versión corta del marco de trabajo llamado «Scrum» y consiste en dividir el tiempo del día en intervalos de 25 minutos y usar cada uno para trabajar en una sola tarea sin distraerse, luego de cada intervalo se tiene un break de 5 minutos, y cuando se completan 4 intervalos se tiene un break de 20 minutos.

Otra opción es buscar momentos de concentración, lo cual no siempre es fácil por el ambiente que nos rodea. Una buena idea para esto es generar un ambiente relajante o productivo, aplicaciones como Noisli brindan opciones de sonidos ambiente que ayudan a enfocar nuestra atención en las actividades que estamos realizando evitando distraernos.

Al asignar prioridades a tus tareas, identificar tu momento de energía, analizar qué puedes delegar, comenzar a planear, y gestionar las distracciones con seguridad vas a mejorar el manejo de tu tiempo. Cuéntame cómo te va aplicando estos puntos, le adicionarías algo a la lista?

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